Akta notarialne to dokumenty, które poza księgami metrykalnymi, stanowią podstawowe źródło badań nad historią rodziny. O tym jak funkcjonował urząd notariusza, jakie wytwarzał dokumenty i co w nich można odnaleźć opowiem na przykładzie Florentyna J. Górskiego oraz Marcina Kobylińskiego – notariuszy w Lublinie, i ich akt notarialnych, zachowanych w zasobie Archiwum Państwowego w Lublinie.
W Polsce urząd notariusza kształtował się przez wieki, wpierw byli to przede wszystkim urzędnicy kościelni. W ostateczności został ukształtowany świecki charakter urzędu notariusza, a także zasięg jego kompetencji. W okresie przedrozbiorowym wszelkie transakcje związane z obrotem nieruchomościami, o ile miały mieć moc prawną, musiały być zapisane w księgach sądów ziemskich, grodzkich lub w księgach miejskich, zależnie od tego, do jakiego stanu społecznego należały osoby dokonujące transakcji. Właściwa funkcja notarialna pojawiła się z chwilą utworzenia Księstwa Warszawskiego. Wtedy to w 1808 r., francuską organizację notariatu zawartą w ustawie z 16 marca 1803 r. „Organizacya notaryuszów y szkół prawa: z dodatku do kodexu cywilnego francuzkiego”. Notariusze byli urzędnikami publicznymi, mianowanymi dożywotnio przez króla na wniosek ministra sprawiedliwości. Ich zadaniem było
„przyjmowanie aktów i kontraktów, którym strony powinny lub chcą nadać cechę urzędowości taką, jaka jest przywiązana do aktów powagi publicznej, a także do zapewnienia ich daty, przechowywania i wydawania ich urzędowych wyciągów”.
Ujednolicenie formy aktu
Urząd notariusza został oddzielony od wszelkich funkcji sądowych, jakkolwiek kancelarie notarialne miały funkcjonować przy sądach określonej instancji: apelacyjnym, trybunałach I instancji, sądach pokoju. Notariusze nazywani byli też pisarzami aktowymi lub pisarzami (urzędnikami) publicznymi. Organizacya precyzowała i ujednolicała formę aktu notarialnego. Obligowała notariuszy do przechowywania oryginałów aktów notarialnych, jak też do prowadzenia repertorium wszystkich przyjętych aktów. Warunki, jakie winien spełniać kandydat na urząd notariusza, liczbę notariuszy, formy nadzoru nad ich pracą, określała szczegółowo Organizacya.
Organizacya obowiązywała także na terenie Królestwa Polskiego od 1815 r., do chwili wprowadzenia nieco zmodyfikowanej dla tych ziem rosyjskich ustawy notarialnej z 1866 r.,
która obowiązywała do chwili wejścia w życie ogólnopolskiej ustawy o notariacie z 1933 r.
W kancelariach notarialnych nadawano poszczególnym aktom numery według kolejności wpływu i zapisu w repertorium, a następnie oprawiano je w księgi po upływie każdego roku kalendarzowego. Karty (lub strony) ksiąg notarialnych numerowano, parafowano i sznurowano. Przy sporządzaniu aktów notarialnych, konieczna była obecność przynajmniej jednego notariusza i świadków. Najpierw określano miejsce, w którym wykonano tę czynność oraz datę. Następnie przedstawiano imię, nazwisko i miejsce zamieszkania notariusza. Akt zawierał również dane stron i świadków. Sporządzony dokument był odczytywany przez notariusza, następnie strony i świadkowie składali podpisy. Ostatecznego poświadczenia własnoręcznym podpisem i swoją pieczęcią dokonywał notariusz. Równocześnie prowadzono repertoria, które zawierały chronologiczny spis aktów notarialnych według numerów z podaniem treści i miejsca ich przechowywania tzw. regesty. Jeśli księga notarialna nie zawierała oryginału aktu, to wpisany do repertorium regest stanowił równoważny dokument. Prowadzono także alfabetyczne skorowidze nazwisk osób będących stronami, które pomogą dotrzeć do dokumentu, jeśli nie znamy numeru aktu notarialnego.
Co znajdziemy w aktach?
W departamencie lubelskim, utworzonym w 1809 r., było w latach 1810-1815 trzech notariuszy. W Lublinie funkcję notariusza sprawował Florentyn Jan Górski, który wcześniej był pisarzem ziemiańskim lubelskim, oraz Marcin Kobyliński (Archiwum Państwowe w Lublinie, Akta notariuszy w Lublinie, nr zespołu 322, 323). Dodatkowo przydzielono po jednym notariuszu w Chełmie, Hrubieszowie, Kazimierzu i Zamościu, którzy w formułach wstępnych spisywanych aktów notarialnych, jak też w podpisach pod nimi tytułowali się „notariusz publiczny departamentu lubelskiego”. W późniejszych latach urząd notariusza „rozszerzył się” i funkcję tę pełniło już kilkunastu notariuszy nie tylko w Lublinie, ale także w innych, małych miasteczkach – m.in. w Wąwolnicy, Lubartowie, Biłgoraju, Janowie Lubelskim, Puławach itd.
W najstarszych aktach notarialnych wytworzonych w kancelariach notariuszy w Lublinie, występują różnego rodzaju dokumenty: testamenty, kontrakty kupna i sprzedaży, dzierżawy, plenipotencje, protokoły z licytacji, umowy przedmałżeńskie – intercyzy, itp. Z ciekawszych, z punktu widzenia poszukiwań genealogicznych, załączników, można natrafić na protokoły z rad familijnych, oszacowania majątków – inwentarze, oraz obwieszczenia i protokoły licytacji.
Ze względu na charakter i bogactwo treści szczególną uwagę warto zwrócić na inwentarze majątkowe. W procesie wytworzenia takiego dokumentu nie miało znaczenia pochodzenie czy poziom majętności. Spisywano i szacowano niemalże każdą najdrobniejszą rzecz (np. piernat stary), nawet jeśli jej wartość nie miałaby dla nikogo większego znaczenia. W aktach pierwszych notariuszy lubelskich nie brakowało inwentarzy majątków Żydów. Kancelarię notarialną odwiedzali również duchowni, rzemieślnicy, lekarze, wojskowi czy wdowy. Przedmioty spisywane w inwentarzach często były ściśle związane z wykonywanym zawodem ich właściciela. Będą to zatem, różnego rodzaju warsztaty, m.in.: aptekarza, szewca, kupca, czy urzędnika. Najobszerniejsze inwentarze dotyczą majątków ziemskich, takich jak: Rury, Sławinek, czy Białkowska Góra.
Ujednolicenie formy aktu
Akta sporządzone w kancelariach notarialnych są źródłem wiedzy nie tylko dla oszacowania stanu majątkowego, ale stanowią istotne znaczenie dla badań genealogicznych, kulturowych czy duchowości dziewiętnastowiecznych lublinian oraz mieszkańców okolicznych miejscowości zawarte w ww. aktach opisy nieistniejących już nieruchomości, mogą być jedynym obrazem kształtu dziedzictwa kultury i zabytków ówczesnych czasów. Obszerne wykazy książek, szczególnie skonkretyzowane tytułami, są dowodem wykształcenia i zainteresowań społeczności lubelskiej. Nazwy tkanin (np. materiał kitajkowy) mogą wskazywać na określone trendy obowiązującej mody, poparte wpływami obcych kultur. Z kolei protokoły rad familijnych, czy testamenty, gdzie uwzględniano wszystkich członków rodziny (wraz z określeniem stopnia szlacheckiego i wykonywanego zawodu, z aktualnym wówczas adresem zamieszkania), zawierają informacje niezwykle przydatne do badań nad historią rodziny.
Nieco odmienny charakter w aktach notarialnych odgrywał akt ostatniej woli. W przeciwieństwie do suchych i pozbawionych emocji inwentarzy oraz opisów majątków, testament spisany tuż przed śmiercią, poprzedzony wzruszeniem i nierzadko łzami, był swoistego rodzaju rachunkiem sumienia i świadectwem duchowości. Testament miał regulować los majątku w życiu doczesnym, ale również życia po śmierci. Odwołanie do Boga oraz życzenie odprawiania modłów za duszę spadkodawcy, wskazywało na głęboką świadomość jego obecności wiary w życie pozagrobowe. Często okazywano skruchę, przebaczenie, wyjaśniano kwestie sporne i grzebano wszelkie waśnie.
Akty notarialne są skarbnicą wiedzy, a odnalezione tam informacje mogą wnieść wiele nowego, odkrywając nieznane dotąd historie o rodzinie.
Autorka: Ida Kłak. Pierwotne miejsce publikacji: More Maiorum nr 12(35)/2015.
