Akta pracownicze naszych przodków mogą przynieść wiele zaskakujących informacji nie tylko o karierze zawodowej, lecz także przebytych chorobach czy służbie wojskowej. Gdzie ich szukać? Co w nich znajdziemy? Jak uzyskać do nich dostęp?
Akta osobowe pracownika – prowadzone obecnie przez każdego pracodawcę, w ostatnim czasie przechodzą swoją kolejną metamorfozę. Od 1 stycznia 2019 roku mogą być tworzone już tylko elektronicznie.
Rzadko wymieniane w kontekście badań genealogicznych teczki osobowe pracowników kryją w sobie bardzo ciekawy zestaw dokumentów dotyczących naszych bliskich. Podobnie, jak w przypadku innych archiwaliów, mogą nas zarówno rozczarować skąpością przekazu, jak i oczarować wielością informacji i ciekawych załączników. Akta osobowe pracowników przez długie lata sporadycznie były kwalifikowane do materiałów archiwalnych – przechowywali je pracodawcy przez 50 lat, dając tym samym pracownikowi możliwość sięgnięcia do nich w czasie aktywności zawodowej i tuż po niej, przy staraniach o emeryturę albo rentę. Wybór tych akt z różnych okresów i z różnych instytucji stanowi obecnie pokaźny zbiór materiałów archiwalnych, w których możemy odkryć życie zawodowe naszych przodków.
Akta pracownicze: krótka historia akt osobowych
Trudno dzisiaj jednoznacznie określić, od kiedy powstawała tego rodzaju
dokumentacja. Najstarsze akta osobowe pracowników pochodzą z XVIII wieku. Jako jeden z licznych przykładów można tu podać akta osobiste Chełmskiego Konsystorza Greckokatolickiego z lat 1596–1875, w którym znajdujemy m.in. akta duchowieństwa świeckiego i zakonnego. Zatytułowane nieco inaczej, jako Akta osobiste – zawierają niewiele kart dotyczących poszczególnych księży. Wśród nich znajdujemy m.in. życiorysy i informacje o przebiegu posługi, prośby o zwolnienia z duszpasterzowania z uwagi na wiek czy choroby – a to w tym „zawodzie” dokumenty tożsame z przebiegiem pracy pracowników innych profesji. Za zaliczeniem tych dokumentów do grupy akt osobowych przemawia przede wszystkim cel ich sporządzenia – a było nim zarządzanie podległą kadrą. Nie było żadnych przepisów mówiących o tym, co powinno znaleźć się w aktach osobowych – pracodawcy: kościoły, urzędy, instytucje wymiaru sprawiedliwości intuicyjnie gromadziły w poszczególnych teczkach czy zakładkach dokumentację pozwalającą prawidłowo zarządzać stale rozrastającym się personelem. I tak, metodą prób i błędów, doszliśmy w wieku XX do szczegółowo opisanych i skatalogowanych akt osobowych pracowników.
Trzeba nadmienić, że można zaobserwować różne podziały dokumentacji osobowej gromadzonej w teczkach poszczególnych pracowników. Przykładowo w aktach z okresu międzywojennego wydzielone są części oznaczone rzymskimi cyframi I, II, a nawet czasem III lub literami A, B, C i D. W przypadku akt pracowników krótko pracujących, sezonowych czy obejmujących najniższe posady (tym samym niemogących się wykazać wykształceniem, nieposiadających licznych świadectw, zaświadczeń, certyfikatów itp.), podział ten, z uwagi na znikomą ilość dokumentów, nie był uskuteczniany. Natomiast w przypadku posad wyższych, szczególnie kierowniczych, możemy go zaobserwować w większości dokumentacji.
W latach 70. i 80. XX wieku można było nabyć już gotowe dedykowane do prowadzenia akt osobowych teczki z odpowiednimi podziałami. Były one stosowane niezależnie od ilości dokumentów. Czasem wypełniono tylko jedną część, a sama teczka była grubsza niż wszystkie zgromadzone w niej dokumenty. Ale to nie znaczy, że wcześniej nie dysponowano niczym podobnym. Wręcz przeciwnie – poszczególne instytucje zamawiały dedykowane specjalnie dla siebie teczki osobowe lub stosowały odpowiednio przygotowane obwoluty z wypustkami, na których można było zanotować nazwisko i imię pracownika (a potem ułożyć akta osobowe alfabetycznie zgodnie z treścią tych wypustek).
Akta osobowe a powojenne przepisy prawa
Wskazać należy, iż wiele z funkcjonujących w okresie międzywojennym, a nawet powojennym (po II wojnie światowej) rozwiązań w zakresie prowadzenia akt osobowych wynikało z zasad wprowadzonych jeszcze w czasach zaborów, wypracowanych przez obce zaborcze kancelarie. Z uwagi na ogromną potrzebę unifikacji kraju i obowiązującego w nim prawa – zagadnienia te, jako drugorzędne, a nawet trzeciorzędne, pozostawały niezmienione i były wykorzystywane jeszcze przez długie lata. Tak też, gdy porównamy akta osobowe pracownika z Krakowa, Gdańska czy Warszawy z pewnością zobaczymy różnice w sposobie prowadzenia akt osobowych. Zmieniać się będzie układ i opis akt osobowych, co do zawartości będzie ona podobna we wszystkich „pozaborowych” przypadkach. Niezależnie bowiem od miejsca pracy pracownika trzeba było go do niej przyjąć, pozyskać podstawowe jego dane, umówić się na określoną pracę i płacę, rozliczać z tejże pracy, wydawać zgody na urlopy itp.
W okresach szczególnych np. w latach 1945–1950 (okres po II wojnie i zmianie granic Polski) prowadzenie akt osobowych wspierały dodatkowe przepisy prawa. Przykładowo wymienić tu można np. Dekret z dnia 7 lipca 1945 roku o odtworzeniu dyplomów i świadectw z ukończenia nauki (Dz.U. 1945, nr 27, poz. 164). W art. 1 tegoż przepisu prawa czytamy: Jeżeli zaginął lub uległ zniszczeniu dyplom naukowy lub świadectwo z ukończenia wszelkiego rodzaju szkół i kursów lub poszczególnych klas tego rodzaju zakładów naukowych, praktycznej nauki zawodu, odbycia praktyki zawodowej, świadectwo lub dyplom na tytuł mistrza lub czeladnika i wszelkiego rodzaju stanowiska w zawodzie lub pracy zawodowej, a zainteresowana osoba nie może uzyskać nowego dokumentu lub jego duplikatu albo zastępczego zaświadczenia w instytucji lub u osoby, która dokument wystawiła, z powodu zaginięcia lub zniszczenia akt, albo zwinięcia wymienionej instytucji lub śmierci tej osoby, bez pozostawienia akt, wówczas osoba zainteresowana może wystąpić do sądu grodzkiego miejsca swego zamieszkania z wnioskiem o odtworzenie zaginionego lub zniszczonego dokumentu. Tak drobiazgowe podejście do tematu unaoczniało powojenne problemy ludności w dostępie do podstawowych dla siebie dokumentów, których posiadanie warunkowało zdobycie pracy w ogóle lub pracy zgodnej ze swoim wykształceniem lub umiejętnościami.
W przeciwieństwie do tych najwcześniejszych, dzisiejsze akta osobowe to konkretne dokumenty wyszczególnione w odpowiednich rozporządzeniach – poza tą listą nic już nie powinno być dodatkowo dołożone do prowadzonych zgodnie z prawem akt osobowych. W tym kontekście wymienić należy Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 1996, nr 62, poz. 286). W rozporządzeniu podzielono akta osobowe na trzy części oznaczone literami A, B i C. W części „A” gromadzone były dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w „B” – dotyczą nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, w „C” – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Akt prawny wymienia cały katalog dokumentów, przyporządkowując je do konkretnych grup, nie pozostawia więc możliwości samodzielnej interpretacji przepisów prawa. Także w tym dokumencie znajdziemy zunifikowane formularze kwestionariusza osobowego, umowy o pracę czy wypowiedzenia warunków pracy.
Od 1 stycznia 2019 roku, czyli od ostatniej zmiany w prawodawstwie dotyczącym prawa pracy, akta osobowe powiększyły się o jedną część (D), przeznaczoną do przechowywania dokumentacji związanej z wymierzeniem pracownikowi kary porządkowej lub dyscyplinarnej. Ponadto niektóre z dokumentów zmieniły swoją lokalizację, jak np. wnioski o zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy, które do 31 grudnia 2018 roku przechowywane były w części „B” akt osobowych, a od 1 stycznia 2019 roku gromadzone są w ramach dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.
Kilka uwag należałoby dodać odnośnie do oryginalności dokumentów. W najstarszych aktach osobowych mamy komplety dokumentów oryginalnych, ok. połowy XX wieku pojawiają nam się na szerszą skalę odpisy dokumentów, pod koniec XX wieku – mamy z reguły kserokopie poświadczone za zgodność z okazanym przez pracownika oryginałem. Dodatkowo w obecnych przepisach jest jasno powiedziane, że dział kadr nie może w aktach postawiać oryginalnych dokumentów – z wyjątkiem tych, które są wytworzone bezpośrednio przez pracodawcę.
Jakie akta są przechowywane?
To powoduje, że archiwiści państwowi, gromadzący materiały archiwalne, z coraz mniejszą atencją spoglądają na akta osobowe, które z teczki pełnej oryginałów stają się po kolejnych zmianach prawa pracy coraz grubszym tomem pełnym kserokopii. Zmiana czasu przechowywania akt osobowych z 50 na zaledwie 10 lat (zmiana wprowadzona od 1 stycznia 2019 roku, a postulowana przez wielu pracodawców) wpisała się niejako w spadające z roku na rok zainteresowanie przejmowaniem akt osobowych przez archiwistów państwowych.
Zmiana podejścia w kwestii wartościowania akt osobowych znalazła odzwierciedlenie w nowych wytycznych metodycznych w archiwach państwowych. Wcześniej funkcjonujące Wskazówki metodyczne dotyczące oceny i porządkowania akt osobowych okresu Polski Ludowej zastąpiły zaktualizowane i dotyczące wszystkich akt osobowych Wskazówki dotyczących wartościowania, gromadzenia i porządkowania akt osobowych. Zaproponowano tu podział akt osobowych na trzy grupy czasowe: akta wytworzone do 1951 roku., w latach 1951-1967 i od 1967 do czasów obecnych. W pierwszej grupie znalazły się akta z oryginalnymi dokumentami, najstarsze i tym samym najciekawsze, w ostatniej – akta osobowe z czasów pełnej unifikacji i wydawania oryginałów pracownikom. Pierwsze stanowią materiały archiwalne i będą wieczyście przechowywane, z dwóch kolejnych grup archiwista dokona bardzo ostrego wyboru pozostawiając akta osób ważnych dla regionu i samego przedsiębiorstwa czy urzędu.
Ustalono także szczegółowe kryteria wyboru osób, których akta osobowe rekomenduje się do włączenia do zasobów archiwów państwowych.
Są to następujące kategorie pracowników: kadra kierownicza, naukowa i inżynieryjno-techniczna zakładu pracy; osoby emigrujące z powodów politycznych i ekonomicznych w okresie PRL-u; osoby porzucające pracę (wynikające z przymusu pracy i skierowań/nakazów pracy); osoby wykonujące zawody ginące, np.:
- rękodzielnicy.
- zduni.
- maszynistki.
- stoczniowcy.
Dalej wymienia się m.in.:
- Osoby z zakładów pracy, gdzie zatrudniano pracowników na podstawie wyroków organów sprawiedliwości lub po odbyciu kary pozbawienia wolności.
- Osoby pracujące w jednym zakładzie pracy w trakcie całej kariery zawodowej.
- Działaczy opozycyjnych z czasów PRL-u.
- Działaczy partyjnych i związkowych, ze szczególnym uwzględnieniem osób zajmujących wysokie stanowiska.
- Osoby odznaczone medalami, odznaczeniami, wyróżnieniami.
- Osoby uczestniczące w strajkach i protestach pracowniczych.
- Osoby zwalniane z pracy z powodu przynależności partyjnej, związkowej lub poglądów politycznych;
- Osoby, które negatywnie zaistniały w świadomości społecznej.
- Pracownicy z tradycjami rodzinnymi wykonywania zawodu.
- Osoby uznane w poszczególnych dziedzinach działalności; wybitni twórcy kultury;
- Działacze sportowi i kultury fizycznej.
- Robotnicy przedsiębiorstw, w których stanowili podstawową grupę zatrudnionych.
- Działacze społeczni.
- Osoby pracujące w okresach przełomu np. 1976, 1980, 1989.
Jeśli więc nasz przodek zalicza się do jednej z tych kategorii, istnieje duże prawdopodobieństwo, iż uda nam się odnaleźć jego akta osobowe w zasobie archiwów państwowych.
Przy poszukiwaniach warto także pamiętać, że archiwa państwowe przejmują akta osobowe z 50-letnim „opóźnieniem”, co wynika z przepisów prawa. Obecnie najmłodsze więc z dokumentów będą pochodziły z końca lat 60. XX wieku.
Zestaw dokumentów, które możemy odnaleźć
Fotografia
W pierwszych aktach osobowych fotografii nie było. Jeszcze przez wiele lat po jej wynalezieniu była ona dobrem ekskluzywnym. Tak więc dopiero po latach, kiedy weszła do powszechnego użytku, pojawiły się zdjęcia także w aktach osobowych. Teczki pracowników z czasów dwudziestolecia międzywojennego zawierają liczne fotografie. Niestety czasem genealoga czeka rozczarowanie – pozostaje tylko miejsce (i resztki kleju) po fotografii. Zdjęć nie wykonywano często – więc przy zmianie pracy używano starych fotografii do nowych podań i kwestionariuszy. Podobnie było z legitymacjami służbowymi, te także były zaopatrzone w podobiznę urzędnika czy pracownika. Często w aktach osobowych spotykamy stare nieaktualne legitymacje, pozwolenia, zaświadczenia – pozbawione fotografii. O tym procederze świadczy fakt, iż na innych dokumentach kadrowych, gdzie znajdują się fotografie są one oznaczone pieczęciami innych urzędów czy prywatnych pracodawców.
Wskazać też trzeba, że nikt jeszcze nie myślał o tzw. fotografii legitymacyjnej. To co dzisiaj jest oczywistością przy wykonywaniu zdjęć do akt osobowych, dowodu osobistego czy paszportu, czyli ujęcie samej twarzy en face czy z delikatnego półprofilu, w eleganckim ubraniu, z poważnym wyrazem twarzy – zostało wypracowane w zbiegiem czasu. Wcześniej fotografie wykonywano nieco bardziej luźno, toteż zwłaszcza w latach 20-30. XX wieku w aktach osobowych znajdziemy różne pozy, miny i ubrania. Jako przykład wskazać można ubiory damskie, koronki, broszki, kwiaty we włosach czy zdobiące ubrania, panów w nonszalanckich pozach czy stylizowanych na zdjęcia polskich gwiazd np. Eugeniusza Bodo. Pozyskanie takiej fotografii przez genealoga z pewnością będzie ciekawostką.
Nota bene te same fotografie znaleźć można czasem w aktach dowodów osobowych czy aktach paszportowych. Tym samym zbiór fotografii legitymacyjnych stanowi największy (bo liczony w milionach) zbiór fotograficzny rozproszony po aktach urzędów i zakładów pracy.
Podanie o pracę i odręczny życiorys
Regułą przy aplikowaniu o posadę było wypisanie odręcznie własnego życiorysu i krótkiego podania skierowanego do pracodawcy. Życiorysy mają różną długość, jak i różną formę. Czasem są to długie elaboraty pisane wyrobionym kaligraficznym pismem, pięknym opisowym językiem, czasem wręcz przeciwnie – krótkie, lakoniczne i stawiane niewprawną ręką trzy czy cztery proste niewiele wnoszące zdania. Dopiero po wojnie na szerszą skalę druk odręczny zastępuje maszyna do pisania, a w dzisiejszych czasach komputer. Jeszcze w większości pozostał oryginalny odręczny podpis – ale i to powoli wypiera elektronika, dając w zamian certyfikowane podpisy elektroniczne.
Informacje zawarte w życiorysach bywają różne. W tych starszych istniała pewna dowolność, ograniczana jednak obowiązkiem wpisania tych faktów, które były przydatne pracodawcy. Wzory i gotowce, będące dzisiaj oczywistością, wtedy nie istniały – toteż trudno znaleźć podobne do siebie dwa stare życiorysy. Po tym odręcznym piśmie i sposobie wysławiania się bez trudności można było odróżnić osobę wykształconą o wysokim statusie społecznym, średniej klasy urzędnika czy prostego robotnika.
Różne też znajdziemy informacje zawarte w życiorysach z różnych okresów. Na przykład w okresie okupacji życiorysy są bardzo krótkie, ograniczające się stricte tylko do wykształcenia i umiejętności zawodowych. Sytuacja zmienia się w okresie powojennym. Pojawiają się w nich opisy zarówno sytuacji rodzinnej, jak i finansowej. Czasem w krótkim przekazie widać dramatyczną sytuację szukającego pracy człowieka. Dobitnym przykładem niech będzie napisane na jednej kartce zeszytowej podanie razem z życiorysem Marcina Rzepki ze Lwowa. W piśmie czytamy:
Podpisany jest repatriantem ze Lwowa, mieszka na razie w barakach, jest bez środków do życia, przeto prosi o nadanie mu jakiejś posady z wiktem i mieszkaniem. Życiorys podpisanego. Urodzony 1.XI.1897 r w Kozielnikach pow. Lwów, z zawodu ślusarz mechanik, pracował w swem zawodzie, przy straży pożarnej, Zakłady miejskich kolei elektrycznych, w warsztatach mechanicznych przy autach, a ostatnio jako portjer w fabryce meblów we Lwowie.
Kluczowym było także podanie o pracę. To właśnie ten dokument był pierwszym, który rozpoczynał proces aplikacji na określone stanowisko. Cała reszta, jak życiorys, certyfikaty, świadectwa stanowiła zestaw niezbędnych w tym wypadku załączników. Podania o pracę także miały swoją różną formę i długość – od jednego zdania – prośby o przyjęcie do pracy poprzez długie pisma, w których przyszły pracownik opisywał swoje umiejętności i przydatność na stanowisku.
Kwestionariusz osobowy, karta personalna
Bardzo ciekawym dokumentem jest kwestionariusz osobowy pracownika. Wypełniany w celu pozyskania wiedzy o podstawowych danych osobowych, jak i przebiegu nauki i dotychczasowej pracy zawiera mnóstwo ciekawostek dla genealoga. Od najwcześniejszych lat prowadzenia akt osobowych to przygotowane maszynowo lub nawet profesjonalnie wydrukowane wcześniej formularze/karty do wypełniania. Podobnie jak przy życiorysach wypełniał je osobiście pracownik, podpisując się pod zadeklarowanymi informacjami, choć i zdarzają się takie wypełnione maszynowo czy przez samego pracodawcę.
Po 1945 roku kwestionariusze osobowe rozrosły się do niebywałych rozmiarów – liczyły 18 stron i kilkadziesiąt punktów do wypełnienia. Komunistyczna władza chciała o pracowniku wiedzieć wszystko. I tak pracownik musiał podać, oprócz podstawowych danych osobowych, także m.in. informacje o pracy w czasie wojny, stosunku do okupanta, działalności konspiracyjnej, światopoglądzie politycznym. Co więcej, w aktach osobowych z tamtych czasów mamy po kilka lub nawet kilkanaście kwestionariuszy osobowych. To praktyka państwa komunistycznego. Pamiętać trzeba, że były to czasy bez kserokopiarek i skanerów.
Wypełniany dokument pozostawał w aktach osobowych pracownika (on sam nie posiadał jego kopii). Za pół roku szef działu kadr wzywał pracownika i nakazywał ponownie wypełnić formularz. Tym samym ówczesna władza liczyła, że pracownik, który cokolwiek zataił, zgubi się w swoich kłamstwach i wpisze coś nowego lub innego. To właśnie później stawało się przedmiotem dociekań. Szczególnie newralgiczne w latach stalinizmu były informacje o przynależności do organizacji niepodległościowych w czasie wojny lub po jej zakończeniu zwłaszcza do AK, NSZ czy WiN-u, a także posiadanie rodziny poza granicami kraju – zwłaszcza we wrogich ówczesnej władzy krajach kapitalistycznych. Tu było już o krok o posądzenie pracownika o współpracę z obcym reżimem, zdradę czy szpiegostwo. I bynajmniej nie są to przypadki odosobnione. Informacje tego typu były przez Służbę Bezpieczeństwa dokładnie sprawdzane np. poprzez pozyskiwanie poprzez pocztę informacji o nadchodzących z zagranicy listach. Jeśli pracownik nie wpisał w Kwestionariuszu osobowym, że ma rodzinę i bliskich znajomych poza granicami – mogło skończyć się to w najlepszym wypadku tylko nieprzyjemnymi wyjaśnieniami w kadrach zakładu pracy.
Poufne opinie o pracowniku
Poufne opinie o pracowniku to specyfika akt osobowych z czasów po II wojnie światowej. Tu przede wszystkim określano stosunek pracownika do komunistycznej rzeczywistości, jego uległość bądź opór w stosunku do władzy i światopogląd (zwłaszcza stosunek do kościoła katolickiego i wiary). Jeśli organy ścigania miały jakąkolwiek wiedzę o ewentualnych nałogach czy konfliktach z prawem – takie informacje także wpisywano do poufnych opinii. Pozostawały one w aktach osobowych albo w zamkniętych kopertach albo razem z innymi dokumentami. Czekały bowiem na moment niesubordynacji pracownika lub ewentualnego awansu. W obu przypadkach mogły zarówno pomóc, jak i zaszkodzić. Oczywiście im bardziej decyzyjne stanowisko, tym opinia bywała bardziej szczegółowa. Dokumenty te były też podstawą do podjęcia rozstrzygnięć o dalszym losie zawodowym pracownika.
Umowa o pracę i płacę
Jednym z podstawowych dokumentów w aktach osobowych była umowa o pracę rozpoczynająca tzw. stosunek pracy i określająca zarówno obowiązki pracownika, jak i należne mu za ich sumienne wykonywanie wynagrodzenie. To ciekawy dokument, z którego genealog może pozyskać wiedzę o podejmowanych przez przodka czynnościach i zadaniach, pośrednio o jego wykształceniu i przygotowaniu zawodowym. Jest tu też informacja o zarobkach, czyli dane mogące pozwolić ustawić naszych bliskich na odpowiednim szczeblu drabiny społecznej. W przypadku zawodów już nieistniejących albo odchodzących do lamusa – mamy wytłumaczenie, kim był i co robił nasz przodek. Umowom o pracę towarzyszą późniejsze aneksy lub kolejne umowy – związane z awansami lub rzadziej degradacją, ewentualnie ze zmianą warunków pracy lub płacy.
Informacje o wykształceniu, odbytych stażach i praktykach wakacyjnych
W aktach osobowych w przypadku kadry wyższej (tej, która musiała wykazać się odpowiednim wykształceniem lub umiejętnościami) znaleźć możemy liczne świadectwa maturalne, świadectwa ukończenia szkół wyższych, zaświadczenia o ukończonych kursach. W przypadku rzemieślników odszukać można certyfikaty mistrzowskie, świadectwa wyzwolin i poświadczenia z cechów rzemiosł różnych o wykonywanej pracy czy prowadzonych warsztatach. Znaleźć możemy także informacje o przebytych specjalistycznych szkoleniach i kursach organizowanych przez samego pracodawcę, czy nawet praktykach wakacyjnych odbytych w ramach nauki bądź tzw. dorabiania sobie przez młodych ludzi w czasie wakacji.
Akta pracownicze: przebieg pracy
Bardzo często w aktach osobowych znajdujemy legitymacje pracownicze, legitymacje ubezpieczeniowe czy tzw. książeczki pracownicze lub robotnicze. W nich wszystkich notowano aktualne zatrudnienie pracownika, zajmowane stanowisko lub wykonywane czynności. W książeczkach robotniczych będących rodzajem „indeksu” pracownika znajdziemy także wpisane i poświadczone przez pracodawcę referencje lub ocenę wykonywanej pracy. W przypadku urzędników czy służb mundurowych możemy znaleźć dokumentację podsumowującą lub zestawiającą przebieg służby. W takim dokumencie będziemy mieli krótkie informacje opatrzone konkretnymi datami o kolejnych awansach, przeniesieniach, zmianach stanowiska lub miejsca pracy, uzupełnianiu luk w wykształceniu, otrzymanych nagrodach czy karach, odznaczeniach resortowych, regionalnych czy państwowych.
Stosunek pracy obecnie kończy wydanie świadectwa pracy. Dawniej nie było takiego obowiązku – ale z racji rozliczeń i starania się o nową pracę zwalniający się lub zwalniany pracownik otrzymywał referencje lub zaświadczenie dotyczące całości okresu zatrudnienia w danej instytucji. Nierzadko było ono włączane do kolejnych akt osobowych pracownika prowadzonych przez jego nowego pracodawcę.
Informacje o stanie zdrowia
Dość pokaźną grupą dokumentów, które możemy znaleźć w aktach osobowych, są dokumenty dotyczące stanu zdrowia pracownika, a niekiedy także członków jego rodziny.
Najbardziej oczywiste jest orzeczenie o zdolności do pracy wystawione przez lekarza, obecnie
lekarza-orzecznika medycyny pracy. Najprawdopodobniej od zawsze w momencie zatrudnienia trzeba było wykazać się dobrym stanem zdrowia, nie zawsze istniał obowiązek udokumentowania tego w postaci stosownego dokumentu. W przypadku czasowej niezdolności do pracy pracownik otrzymywał zwolnienie lekarskie nazywane przez nas dzisiaj w skrócie L-4. Takie także zachowały się w aktach osobowych z różnych czasów. Z czasów XIX lub początku XX wieku znajdujemy oświadczenia pracowników o odbytej chorobie lub inne „zdrowotne” usprawiedliwienia nieobecności w pracy. Z reguły dotyczą właśnie chorób, badań, pobytu w sanatoriach, konieczności stawienia się w komisjach poborowych w miejscu zamieszkania (nieraz odległym od miejsca pracy) i innych mniej lub bardziej poważnych powodów.
Co więcej, w przypadku gdy pracownik w trakcie pracy poważnie rozchorował się (czasem aż do śmierci włącznie) w aktach możemy znaleźć informacje o stanie zdrowia, zaświadczenia lekarskie, orzeczenia specjalistów, zestawy recept. Taka sytuacja powodowała pogorszenie się sytuacji finansowej – i tu niejednokrotnie pracownik zwracał się z prośbą o dofinansowania lub zapomogi. W następstwie za tym przedkładał rozliczenia kosztów leczenia się, leczenia rodziny, zaświadczenia lekarzy, wypisy ze szpitali, rachunki za wizyty u specjalistów czy rachunki za wykupione leki. Sytuacja taka czasem dotyczyła nie samego pracownika, ale członków jego rodziny – współmałżonka lub dzieci – takie informacje pojawiają się w momencie prośby o zapomogi czy czasowe zwolnienie z wykonywania obowiązków z uwagi na opiekę nad osobami obłożnie chorymi.
Jeśli leczenie pomimo starań i dofinansowań nie przynosiło rezultatów – do akt dokładano dodatkowo ostateczne już dokumenty: klepsydry i nekrologi. Czasem przy urzędnikach państwowych wyższego szczebla lub osób, które straciły życie w wyniku wypadów przy pracy w aktach osobowych znaleźć możemy także dokumenty dotyczące organizacji i finansowania pogrzebu oraz zapomóg i wsparcia finansowego dla pozostałych po pracowniku członkach rodziny.
Trzeba też podkreślić, że ówcześni pracodawcy traktowali informacje o stanie zdrowia pracownika jako informacje poufne (a nie są to czasy RODO). W aktach osobowych znaleźć może zalakowane i nieotwarte do dziś koperty z zaświadczeniami czy orzeczeniami lekarskimi. Ochrona więc takich wrażliwych informacji była i w świadomości i w praktycznym działaniu pracodawcy.
Informacje o stosunku do służby wojskowej
Informacje o pobycie w wojsku, uzyskanych stopniach wojskowych, uczestnictwie w organizacjach paramilitarnych w aktach osobowych dotyczą mężczyzn. W dzisiejszych czasach karierę w wojsku robią także kobiety – ale pamiętać trzeba, że archiwa państwowe przejmują akta osobowe dopiero po 50 latach, toteż jeszcze ten nowoczesny trend nie mógł znaleźć odzwierciedlenia w zasobie archiwalnym. Co więc możemy znaleźć w aktach osobowych? Na pewno świadectwa ukończenia szkoły wojskowej, patenty oficerskie, książeczki przebiegu służby wojskowej, legitymacje wojskowe. W przypadku, gdy mamy do czynienia z osobą zasłużoną dla ojczyzny, do akt dołączano np. zdjęcia z przebiegu służby, wycinki prasowe z rocznic narodowych, legitymacje orderów czy odznaczeń.
Przykładem niech będzie słynny rokitniańczyk, Marian Fąfara – kawaler orderu Virtuti Militari. Po odejściu z czynnej służby wojskowej, po odniesionych ranach w słynnej szarży pod Rokitną, Marian Fąfara został urzędnikiem Komunalnej Kasy Oszczędności miasta Krakowa. I to właśnie w aktach osobowych prowadzonych przez tę instytucję odnajdziemy liczne fotografie w wydaniu wojskowym i cywilnym, legitymację orderu Virtuti Militari, wycinki prasowe i na koniec piękną klepsydrę.
W aktach osobowych po 1945 roku – po zmianie systemu politycznego – nie znajdziemy informacji o słynnych piłsudczykach. Tu raczej władza fetować będzie walczących w I Dywizji Wojska Polskiego im. Tadeusza Kościuszki i tzw. bojowników o wolność i demokrację (zbowidowców). Ale w aktach założonych tuż po 1945 roku odnaleźć można mnóstwo informacji o losach wojennych pracowników i ich rodziny. I im bardziej były to losy dramatyczne, tym więcej informacji pracownik podawał – o utracie bliskich, miejsca zamieszkania czy dokumentów.
Informacje o kolizjach z prawem
W najstarszych aktach osobowych znaleźć możemy świadectwa moralności, będące starszym odpowiednikiem obecnie żądanych przez pracodawców zaświadczeń o niekaralności. Co ciekawe takie świadectwa wydawały różne władze: urzędy państwowe, policja państwowa, zwierzchności gminne czy miejscowy proboszcz. W zależności od organu wydającego znajdujemy w nich np. suche stwierdzenia o braku zapisu w policyjnej kartotece lub opisowe oceny moralności i postawy wobec współmieszkańców.
Niejeden ma na sumieniu drobne lub poważnie potyczki z prawem. Toteż i w aktach osobowych znajdujemy informacje o wyrokach sądowych. Z reguły trafiały one do pracodawcy na dwa sposoby: pierwszy to tradycyjne zapytanie o karalność pracownika, drugi egzekucja zasądzonych kwot. I tak w aktach osobowych znajdziemy m.in. wyroki dotyczące niespłaconych rat, alimentów czy weksli. Pracodawca był obligowany do wysyłania do instytucji sądowych, komorników czy innych instytucji społecznych np. rat spłaty długu, grzywny czy niepłaconych przez pracownika alimentów – poprzez potrącanie odpowiednich kwot z przysługującej mu pensji.
Inna dokumentacja
Nie sposób wymienić wszystkie rodzaje dokumentów, które możemy znaleźć w aktach osobowych. Tu dociekliwego genealoga może czekać niespodzianka. Możemy np. znaleźć załączoną do akt osobowych listę płac lub kartotekę zarobkową, na podstawie której będziemy mogli oszacować sytuację finansową naszego przodka, kartę ze stalagu, oflagu czy innego obozu z czasów okupacji, dyplomy i odznaczenia otrzymane z powodu prowadzonej działalności społecznej czy politycznej. Czasem odnajdujemy dokumenty dotyczące wypadku przy pracy i korespondencję dotyczącą zadośćuczynienia za poniesione straty albo przeciwnie wyciągającą konsekwencję za niedopatrzenia czy łamanie zasad bezpieczeństwa pracy na zajmowanym stanowisku. Zdarzają się także referencje lub zaświadczenia od wcześniejszych pracodawców. Natrafić też możemy na wnioski urlopowe czy ciekawe usprawiedliwienia nieobecności w pracy (w formie i z powodami niemożliwymi do przyjęcia przez współczesnego pracodawcę).
Akta osobowe jako źródło historyczne
Akta osobowe to świetne źródło historyczne zarówno do badań nad konkretną epoką historyczną, prawem pracy czy sytuacją finansową społeczeństwa polskiego. Każda epoka będzie miała swoje wyróżniające się zasady prowadzenia akt osobowych, jak choćby wspominane tu czasy PRL-u z licznymi drobiazgowymi kwestionariuszami osobowymi i poufnymi opiniami dot. światopoglądu i przekonań politycznych. Tu odkryjemy także wielość zawodów i ich powolne ginięcie spowodowane przede wszystkim galopującym w ostatnim czasie postępem technicznym. Dla przykładu wymienić można choćby takie zawody, jak przerabiacz mas cukierniczych, pakowacz ręczny czy zawijaczka wyrobów czekoladowych (z branży cukierniczej), ewentualnie maszynistka czy stenotypistka (w biurach i urzędach). Wymienione zawody zastąpiły profesjonalne linie produkcyjne, a każdy urzędnik, dysponując komputerem i specjalistycznymi programami informatycznymi, samodzielnie redaguje tworzone przez siebie akta spraw.
Akta osobowe to też opowieść o pracownikach jako grupie i pojedynczym człowieku. W przypadku konkretnej osoby to właśnie genealog będzie pierwszym zainteresowanym w poszerzeniu wiedzy o bliskiej osobie, jej aktywności zawodowej, zarówno w trakcie całego życia, jak i cząstkowo u pojedynczego pracodawcy.
Wielość i różnorodność informacji ilustrują zaprezentowane powyżej skany dokumentów pochodzących zaledwie z kilku zespołów archiwalnych przechowywanych w Archiwum Narodowym w Krakowie – Komunalnej Kasy Oszczędności miasta Krakowa (akta z czasów zaborów, międzywojenne i wojenne), Państwowego Urzędu Repatriacyjnego Oddziału Wojewódzkiego w Krakowie i Wojewódzkiego Komitetu Opieki Społecznej w Krakowie (akta z lat 1945–1950), Prezydium Rady Narodowej Miasta Krakowa (akta po 1950 roku) oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Krakowie (zbiór pojedynczych dokumentów zachowane z akt osobowych). W kolejnych zespołach czekają na genealoga następne ciekawostki. Warto więc w poszukiwaniach genealogicznych uwzględnić także akta osobowe pracownika. Jeśli zostały zachowane z pewnością odkryjemy kolejne aspekty życia i działalności naszych bliskich.
Na koniec wspomnieć trzeba, że żyjący nadal krewni mogą mieć w swoim archiwum domowym większość z akt zawartych w teczce osobowej. Pracodawca bowiem każdy dokument włączany do teczki akt osobowych wydaje, niejednokrotnie za potwierdzeniem odbioru, właśnie pracownikowi. Jednakże nie każdy pracownik skrupulatnie gromadzi uzyskiwane od pracodawcy dokumenty. To, co w wielu przypadkach decydowało o późniejszym przyznaniu emerytury, genealogowi może wydatnie pomóc uzyskać kolejne interesujące informacje o własnej rodzinie.
Autorka: Iwona Fischer (Archiwum Narodowe w Krakowie).
Pierwotne mijesce publikacji: More Maiorum nr 3 (86)/2020.
