Wydawanie przez USC odpisów aktów stanu cywilnego

Okres przechowywania aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego[1] (art. 28 ust. 1 pr.a.s.c.[2]).

Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego (dalej USC) przechowuje przez okres:

1. 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
2. 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

Okresy te są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego.

Jeżeli księgi stanu cywilnego nie były prowadzone odrębnie dla każdego roku kalendarzowego, w związku z tym w jednej księdze są akty stanu cywilnego prowadzone dla wielu lat kalendarzowych lub w USC znajdują się księgi prowadzone odrębnie dla danego roku kalendarzowego, ale zawierającego zarówno akty urodzeń, małżeństw i zgonów wówczas USC musi przechowywać księgę aż do upływu najpóźniej przypadającego okresu przechowywania.

Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego[3]

W czasie okresu przechowywania z rejestru stanu cywilnego wydawane są odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego.

Do ich wydawania jest uprawniony:

1. kierownik USC (art. 44 ust. 1 pkt 1 pr.a.s.c.) lub
2. pracownik USC upoważniony do tego pisemnie przez kierownika USC, w tym zastępca kierownika USC (art. 10 ust. 1 pr.a.s.c.), lub
3. inny pracownik upoważniony do tego pisemnie przez wójta, burmistrza, prezydenta miasta (art. 10 ust. 2 pr.a.s.c.).

Nie może wydać z rejestru stanu cywilnego ani odpisu zupełnego, ani odpisu skróconego:

1. inna osoba niż wyżej wskazana,
2. osoba wyżej wymieniona, ale upoważniona do tego ustnie, a nie na piśmie,
3. osoba upoważniona przez zastępcę kierownika USC (art. 10 ust. 3 pr.a.s.c.),
4. osoba upoważniona przez osobę wymienioną wyżej w pkt 2 i 3.

Kierownik USC z racji pełnionej przez siebie funkcji jest uprawniony do wydawania odpisów zupełnych i skróconych z rejestru stanu cywilnego na podstawie samej ustawy. Nie musi posiadać do tego odrębnego upoważnienia albo pełnomocnictwa udzielonego przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta). Zasada ta nie dotyczy zastępcy kierownika USC, któremu ustawa takiego umocowania nie dała. Może on działać wyłącznie na podstawie upoważnienia.

Natomiast, pracownik USC upoważniony do tego przez kierownika USC lub inny pracownik upoważniony do tego przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta), może wystawić odpis zupełny lub skrócony z rejestru stanu cywilnego tylko wówczas, gdy został do tego upoważniony. Przy czym przepisy nie wymagają posiadania przez te osoby pełnomocnictwa cywilnego, a upoważnienia administracyjnego.

Konieczną treść takiego upoważnienia oraz jego formę określa art. 268a kodeksu postępowania administracyjnego (dalej KPA).

Upoważnienie administracyjne musi[4]:

1. być sporządzone na piśmie,
2. wskazywać imię i nazwisko pracownika albo funkcję lub stanowisko, które zajmuje,
3. określać, że pracownik jest upoważniony do wystawiania odpisów zupełnych lub skróconych  z rejestru stanu cywilnego.

Przykład 1

Jan Kowalski, który otrzymuje odpis zupełny albo skrócony aktu urodzenia nie ustala, ani tym bardziej nie sprawdza, czy osoba na tym dokumencie podpisana jest do tego uprawniona. Do przyjęcia, że tak jest wystarczające będzie, że na odpisie jest pieczątka funkcyjna kierownika USC albo innej osoby z zaznaczeniem działania „z upoważnienia” kierownika USC albo  wójta (burmistrza, prezydenta miasta)[5]

Forma odpisów aktów stanu  cywilnego

Przepisy nie pozostawiają USC dowolności w zakresie formy i brzmienia wydawanych przez nich odpisów zupełnych i skróconych aktów stanu cywilnego. Na podstawie art. 33 pr.a.s.c. wzory odpisów zupełnych oraz odpisów skróconych aktów stanu cywilnego zostały określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego[6]. Oznacza to, że w innej formie niż określona w tych przepisach odpis zupełny lub skrócony aktów stanu cywilnego nie może być wydany.

Odpisy mogą być przez USC wydawane w postaci papierowej albo w formie dokumentu elektronicznego. Przy czym odpis w formie dokumentu elektronicznego może zostać wydany tylko na wniosek, z którego takie żądanie wynika i musi być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 44 ust. 6 pr.a.s.c.).

Przykład 2

Jan Kowalski zwrócił się do USC o wydanie mu odpisu zupełnego jego aktu urodzenia. Jeżeli we wniosku nie zaznaczy, że odpis ma być mu przekazany w formie dokumentu elektronicznego USC musi mu wydać odpis w postaci papierowej

Przykład 3

Jan Kowalski zwrócił się do USC o wydanie mu odpisu zupełnego jego aktu urodzenia zaznaczając, że ma on być mu przekazany w formie skanu przesłanego na jego adres mailowy. Ponieważ żądana przez niego forma nie jest tożsama z „dokumentem elektronicznym opatrzonym bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu” USC powinien wydać Kowalskiemu dokument w postaci papierowej informując go jednocześnie o niemożliwości przekazania mu odpisu w żądanej przez niego formie

Przykład 4

Jan Kowalski zwrócił się do USC o wydanie mu odpisu zupełnego jego aktu urodzenia w formie potwierdzonej za zgodność kserokopii tego aktu. Pomimo tego, że kserokopia dokumentu, nawet niepotwierdzona za zgodność, jest odpisem[7], USC odmawia Kowalskiemu wydania takiej kserokopii, ponieważ forma tego odpisu będzie niezgodna z przepisami pr.a.s.c.  a jego treść z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego

Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego

Miejsce składania wniosku

USC wydaje odpis zupełny lub skrócony aktu stanu cywilnego na wniosek osoby, do tego uprawnionej (art. 61 § 1 KPA).

Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego składa się do wybranego kierownika USC (art. 44 ust. 5 pr.a.s.c.). Ponieważ w przepisie jest mowa o „wybranym” kierowniku USC należy uznać, że chodzi o kierownika dowolnego USC wybranego przez osobę składającą wniosek. Może to być więc kierownik USC, który:

1. wydał dany akt stanu cywilnego,
2. jest właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy,
3. dowolnie wybrany przez wnioskodawcę.

Osoba składająca wniosek nie musi uzasadniać dlaczego składa go właśnie w wybranym przez siebie USC.

Treść wniosku

Wniosek powinien zawierać elementy niezbędne do identyfikacji osoby składającej wniosek oraz do ustalenia treści jej żądania tj.:

1. wskazanie osoby, od której wniosek pochodzi poprzez określenie jej imienia i nazwiska,
2. adres osoby, od której wniosek pochodzi,
3. treść wniosku tj. żądanie wydania odpisu określonego aktu stanu cywilnego ze wskazaniem czy ma być to odpis zupełny czy skrócony;
4. wskazanie, że odpis powinien być wydany w formie dokumentu elektronicznego, a jeżeli ma być wydany w formie dokumentu papierowego nie ma potrzeby umieszczać tego we wniosku,
5. udowodnienie istnienia interesu prawnego do żądania wydania odpisu aktu stanu cywilnego, jeżeli tak wynika z art. 45 pr.a.s.c.

Wniosek pisemny powinien być podpisany przez wnoszącego.

Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego powinien być sporządzony w języku polskim, który jest językiem urzędowym organów jednostek samorządu terytorialnego, a więc także urzędów stanu cywilnego (art. 4 i 5 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim). [8]

W gminie wpisanej do Urzędowego Rejestru Gmin, w których używany jest język pomocniczy[9], możliwe jest wniesienie wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego, w języku mniejszości (art. 9 ustawy z dnia 6 stycznia 2005 r. o mniejszościach narodowych i etnicznych oraz o języku regionalnym).[10]

Przykład 5

W gminie Hajnówka wnioski mogą być sporządzane w języku polskim i białoruskim. Na terenie gminy Dobrodzień wnioski mogą być sporządzane w języku polskim i niemieckim. Z kolei wnioski składane w Gminie Puńsk mogą być sporządzone w języku polskim lub litewskim. Natomiast na terenie gminy Stężyca wnioski mogą być wnoszone w języku polskim lub kaszubskim

Sposób wniesienia wniosku

Forma sporządzenia wniosku i forma jego wniesienia

Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego musi być sporządzony w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne doręczanego środkami komunikacji elektronicznej[11] (art. 14 § 1 KPA).

Wniosek o wydanie przez USC odpisu aktu stanu może być wnoszony pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (art. 63 § 1 KPA).

Ani przepisy pr.a.s.c., ani przepisy powołanego wyżej rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r., nie określają wzoru takiego wniosku. W celu ułatwienia ich sporządzania często USC opracowują formularze wniosków. Jednakże złożenie wniosku nie na formularzu nie może być podstawą do odmowy wydania odpisu.

Wniosek pisemny

Podanie wniesione pisemnie musi być podpisane przez wnoszącego. Podpis winien być własnoręczny. Musi obejmować, co najmniej nazwisko. Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację wnioskodawcy. Powinien wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne [12].

Gdy wniosek wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, wniosek podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu. Ponieważ ustawodawca nie wskazuje, kto może być tą osobą, należy uznać, że może to być dowolna osoba. Kodeks nie zastrzega także szczególnej formy dla upoważnienia. Może być więc ono udzielone także ustnie w obecności kierownika USC albo upoważnionego przez niego pracownika. Osoba podpisująca się powinna umieścić obok podpisu wzmiankę wskazująca na działanie „z upoważnienia”.

Przykład 6

Jan Kowalski złamał prawą rękę a lewą się nie posługuje. Ponieważ jest mu pilnie potrzebny odpis zupełny jego aktu urodzenia udaje się do USC, gdzie składa wniosek o wydanie takiego odpisu. Towarzyszy mu sąsiadka pani Anna Nowak. Kowalski oświadcza kierownikowi USC, że upoważnia panią Annę Nowak do podpisania się w jego imieniu pod wnioskiem. Pani Anna Nowak podpisuje się pod wnioskiem dodając adnotację “z upoważnienia Jana Kowalskiego”

Żaden przepis prawny nie nakazuje, aby w wypadku, gdy wniosek nie jest składany bezpośrednio przez wnioskodawcę w USC, autentyczność podpisu wnioskodawcy została poświadczona przez notariusza. Dotyczy to w szczególności doręczania wniosków za pośrednictwem Poczty Polskiej, kurierów.

Wniosek pisemny może być także wniesiony telegraficznie albo za pomocą telefaksu. W takim jednakże wypadku przekazywana jest tylko jego treść albo obraz. Natomiast nie może być przekazany za pośrednictwem poczty elektronicznej w postaci „zwykłego” maila.

Wniosek ustny

Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego może być złożony ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie (art. 14 § 2 KPA). Ponieważ ustawa pr.a.s.c. nie zawiera postanowień zabraniających przyjmowania wniosków o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego w formie ustnej, należy taka formę uznać za dopuszczalną. W takim wypadku treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.

Podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.

Przykład 7

Jan Kowalski złamał prawą rękę, a lewą się nie posługuje. Ponieważ jest mu pilnie potrzebny odpis zupełny jego aktu urodzenia udaje się do USC i ustnie wnosi o jego wydanie. Pracownik USC jest zobowiązany przyjąć taki wniosek oraz sporządzić protokół, w którym zamieszcza treść wniosku oraz informację, że powodem złożenia przez Kowalskiego wniosku ustnie jest posługiwanie się przez niego wyłącznie prawą ręką, która jest złamana oraz konieczność niezwłocznego uzyskania przez niego odpisu jego aktu urodzenia w celu przedłożenia w sądzie

Wniosek w formie dokumentu elektronicznego

Wniosek wniesiony w formie dokumentu elektronicznego powinien:

1. być uwierzytelniony przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
2. zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru;
3. zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego w formie dokumentu elektronicznego musi być więc opatrzony tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym[13], weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym lub przewidzianą przez ww. ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. (art. 3 pkt 13) elektroniczną platformą usług administracji publicznej, będącą systemem teleinformatycznym, w którym instytucje publiczne udostępniają usługi przez pojedynczy punkt dostępowy w sieci Internet tzw. e-PUAP.

Jeżeli wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego nie zawiera adresu elektronicznego, USC przyjmuje, że właściwym jest adres elektroniczny, z którego nadano wniosek w formie dokumentu elektronicznego (art. 63 § 3b KPA).

Potwierdzenie przez USC wniesienia wniosku

USC jest obowiązany potwierdzić wniesienie wniosku tylko wówczas, jeżeli tego zażąda wnoszący (art. 63 § 4 KPA). Potwierdzenie to może, przybrać różne formy, np. umieszczenie prezentaty[14] na kopii wniosku osobiście składanego w USC, podpis na dokumencie pocztowym (poświadczeniu odbioru popularnie nazywanym „zwrotką”) lub kurierskim potwierdzającym odbiór wniosku.

W przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego USC jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny (art. 63 § 4 i 5 KPA). Urzędowe poświadczenie odbioru podania wniesionego w formie dokumentu elektronicznego zawiera informację o tym, że pisma w sprawie będą doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz pouczenie o prawie do rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Braki formalne wniosku

Pozostawienie wniosku bez rozpoznania

Jeżeli we wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego nie został wskazany adres wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania (art. 64 § 1 KPA).

Możliwość ustalenia adresu będzie wówczas, gdy wnioskodawca nie podał adresu, ale podał numer telefonu albo adres poczty elektronicznej. W takim wypadku USC jest zobowiązany do podjęcia kroków zmierzających do ustalenia
tego adresu.

W razie niemożności ustalenia adresu wnoszącego wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego pozostawiany jest bez rozpoznania. Oznacza to, stwierdzenie przez USC – w drodze odpowiedniej adnotacji, że we wniosku nie został wskazany adres wnoszącego i wskutek tego stał się on bezskuteczny[15].

Wezwanie do usunięcia braków

Jeżeli wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego zawiera inne uchybienia niż niewskazanie adresu wnoszącego, USC jest zobowiązany wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania (art. 64 § 2 KPA). Ponieważ w przepisie jest mowa o „siedmiu dniach”, a nie o „siedmiu dniach roboczych” należy przyjąć, że są to dni kalendarzowe. Tylko wówczas, jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni (art. 57 § 4 KPA). Dniem uznanym ustawowo za wolny od pracy nie jest sobota[16].

Termin powyższy uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało (art. 57 § 5 KPA):

1. wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru;
2. nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe;
3. złożone w polskim urzędzie konsularnym;
4. złożone przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej;
5. złożone przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku;
6. złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego.

Do braków wniosku innych niż brak adresu wnioskodawcy należy przykładowo zaliczyć:

1. niewskazanie aktu, którego odpisu wnoszący żąda,
2. podanie niewłaściwego numeru aktu,
3. wskazanie osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy jednakże niewskazanie, o jaki rodzaj aktu chodzi,
4. niewskazanie rodzaju odpisu tj. czy ma być wydany odpis zupełny czy skrócony,
5. niedołączenie załączników wymienionych w treści wniosku,
6. niedołączenie do wniosku pełnomocnictwa oraz braki formalne dołączonego pełnomocnictwa, jeśli wnioskodawca działa przez pełnomocnika.

Osoba uprawniona do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego

Katalog osób uprawnionych do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego

Stroną w postępowaniu o wydanie przez USC odpisu aktu stanu cywilnego jest osoba wnosząca o to.
Wniosek taki może skutecznie złożyć wyłącznie osoba posiadająca zdolność do czynności prawnych, tj. osoba pełnoletnia (art. 12 kodeksu cywilnego w związku z art. 30 § 1 KPA). Osoby fizyczne, nieposiadające zdolności do czynności prawnych, działają przez swych ustawowych przedstawicieli (art. 30 § 2 KPA). W typowych sytuacjach przedstawicielami ustawowymi małoletniego dziecka są jego rodzice. Przedstawicielem ustawowym może być także opiekun i kurator.

Dodatkowe warunki dot. osób, którym może być wydany przez USC odpis aktu stanu cywilnego określa art. 45 pr.a.s.c. Odpis taki wydaje się:

1. osobie, której akt dotyczy,
2. małżonkowi osoby, której akt dotyczy,
3. wstępnemu osoby, której akt dotyczy tj. jej rodzicom, dziadkom, pradziadkom itd[17],
4. zstępnemu osoby, której akt dotyczy tj. jej dzieciom, wnukom, prawnukom itd.,
5. rodzeństwu osoby, której akt dotyczy,
6. przedstawicielowi ustawowemu oraz opiekunowi osoby, której akt dotyczy,
7. osobie, która wykaże w tym interes prawny,
8. sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań.

Ponieważ art. 45 pr.a.s.c. nie określa żadnych szczególnych wymagań dot. wykazania przez wnioskodawcę, że należy on do grona osób uprawnionych do otrzymania odpisu danego aktu stanu cywilnego, może to nastąpić przy użyciu dowolnych środków dowodowych, np. odpisów aktów stanu cywilnego lub ich kopii. W niektórych wypadkach wystarczające będzie,  w ocenie USC, samo  oświadczenie wnioskodawcy, w którym wykaże on swoje uprawnienie.

Dla uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego osoby wymienione w art. 45 pr.a.s.c. nie muszą natomiast wskazywać we wniosku celu w jakim żądają wydania im odpisu ani uzasadniać składanego wniosku. Nie muszą także wykazywać swojego interesu prawnego.

Osoby mające interes prawny

Odpis aktu stanu cywilnego może być wydany także osobie, która wykaże interes prawny w jego otrzymaniu.
Interes prawny oznacza interes oparty na prawie lub chroniony przez prawo. Może on wynikać zarówno z konkretnych przepisów prawa administracyjnego, jak i cywilnego oraz musi bezpośrednio dotyczyć sfery prawnej danej osoby. Jest nim rzeczywiście istniejąca potrzeba jej ochrony prawnej.

W przypadku postępowania o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego interes prawny będzie miała osoba, która wnosi o jego wydanie w związku, np. z toczącym się z jej udziałem postępowaniem sądowym o stwierdzenie nabycia spadku oraz o dział spadku, jako że akt zgonu jest jedynym dowodem śmierci danej osoby, o ustalenie ojcostwa, o zaprzeczenie ojcostwa, o ustalenie istnienia lub nieistnienia małżeństwa.

W żadnym razie nie można mówić o interesie prawnym osoby ubiegającej się o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego ze względu na to, że bez niego nie jest w stanie ustalić, np. daty urodzenia jej prakrewnego, zawarcia przez niego małżeństwa lub daty jego zgonu. Jej interes będzie tylko interesem faktycznym bowiem nie może poprzeć swojego wniosku przepisami prawa, a wskutek wydania takiego odpisu przez USC odniesie jedynie bezpośrednią korzyść.

Ustawa pr.a.s.c. wymaga „wykazania” interesu prawnego a nie „udowodnienia” albo „uprawdopodobnienia”. Należy w związku z tym przyjąć, że USC bardziej liberalnie będzie podchodził do „wykazywania interesu prawnego” przez wnioskodawcę, który wnosi o wydanie mu odpisu skróconego aktu stanu cywilnego, a rygorystycznie, jeżeli wnioskodawca będzie wnosił o wydanie mu odpisu zupełnego.

Wykazanie interesu prawnego w żądaniu uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego, ma polegać na wskazaniu okoliczności, które w świetle przepisów prawa stwarzają ten interes prawny, a nie na konieczności wskazania przepisu, z którego wprost wynikałby obowiązek przedłożenia aktu stanu cywilnego[18].

Ze względu na to, że art. 45 pr.a.s.c. nie określa żadnych szczególnych wymagań dot. wykazania we wniosku interesu prawnego wnioskodawcy, może to nastąpić przy użyciu dowolnych środków dowodowych, wspierających twierdzenia wnioskodawcy, z których wywodzi on ów interes[19]. Może to być np. wezwanie z sądu, postanowienie sądu, a także powołanie się na konkretny
przepis prawa.

Osoby nieuprawnione do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego

Ponieważ ustawodawca, wymieniając osoby, którym może być wydany przez USC odpis aktu stanu cywilnego, nie umieścił klauzuli „w szczególności”, oznacza to, że dokonane wyliczenie ma charakter enumeratywny. Tym samym katalog osób uprawnionych do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego określa wszystkie i zarazem jedyne osoby do tego upoważnione.
Nie jest więc uprawniony do żądania wydania odpisu aktu stanu cywilnego jakikolwiek powinowaty osoby, której akt dotyczy.

Przykład 8

Jan Kowalski złożył w USC wniosek o wydanie mu odpisu zupełnego aktu urodzenia jego teściowej. USC odmawia wydania takiego odpisu ponieważ powinowaty, którym jest mąż córki, nie jest wymieniony w art. 45 pr.a.s.c. jako osoba uprawniona do otrzymania takiego odpisu

Również krewni niewymienieni w art. 45 pr.a.s.c. nie mogą otrzymać odpisu aktu stanu cywilnego.

Przykład 9

Jan Kowalski złożył w USC wniosek o wydanie mu odpisu zupełnego aktu urodzenia siostry jego babci. USC odmawia wydania odpisu ponieważ zstępni rodzeństwa nie są wymienieni w art. 45 pr.a.s.c. wśród osoby uprawnionych do otrzymania takiego odpisu. Taki wniosek może natomiast złożyć babcia Kowalskiego

Prawo do żądania wydania odpisu aktu stanu cywilnego nie podlega dziedziczeniu. Zatem zstępni i wstępni rodzeństwa osoby, której akt dotyczy, nie są uprawnieni do otrzymania odpisu takiego aktu stanu cywilnego.

Przykład 10

Jan Kowalski złożył w USC wniosek o wydanie mu odpisu zupełnego aktu urodzenia jego pradziada – Zygmunta Kowalskiego oraz urodzenia jego brata – Adama Kowalskiego. USC wydaje Kowalskiemu – jako zstępnemu odpis urodzenia jego pradziada  natomiast odmawia wydania mu odpisu aktu urodzenia  brata jego pradziada. Zstępni rodzeństwa nie są bowiem wymienieni w art. 45 pr.a.s.c. jako uprawnieni do otrzymania takiego odpisu. Ponadto prawo to nie podlega dziedziczeniu i Kowalski nie może żądać wydania mu odpisu jako spadkobierca osoby uprawnionej do wystąpienia z takim wnioskiem. Z wnioskiem takim mogą natomiast wystąpić dzieci, wnuki i prawnuki Adama Kowalskiego

Pełnomocnik

Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego może być sporządzony i złożony przez pełnomocnika (art. 32 KPA). Może nim być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych tj. pełnoletnia i nieubezwłasnowolniona (art. 33 § 1 KPA).

Pełnomocnictwo powinno być udzielone w jednej z form:

1. na piśmie,
2. w formie dokumentu elektronicznego,
3. zgłoszone do protokołu bezpośrednio w siedzibie USC.

Pełnomocnik dołącza do akt oryginał albo odpis pełnomocnictwa urzędowo poświadczony przez notariusza, albo przez konsula. Jeżeli pełnomocnictwo zostało udzielone adwokatowi albo radcy prawnemu, wówczas mogą oni sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa (art. 33 § 2 i 3 KPA). Jeżeli poświadczenia prawdziwości odpisu dokonuje notariusz za granicą, w państwie będącym stroną konwencji znoszącą wymóg legalizacji[20], wówczas taki odpis musi być dodatkowo poświadczony apostille[21].

Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Musi być więc opatrzone, tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ww. ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym lub przewidzianą przez ww. ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. (art. 3 pkt 13) elektroniczną platformą usług administracji publicznej, będącą systemem teleinformatycznym, w którym instytucje publiczne udostępniają usługi przez pojedynczy punkt dostępowy w sieci Internet tzw. e-PUAP.

W sprawach mniejszej wagi USC może nie żądać pełnomocnictwa, jeśli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony (art. 33 § 4 KPA). Zważywszy na restrykcyjne ograniczenia wprowadzone przez art. 45 pr.a.s.c. dot. kręgu osób uprawnionych do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego nie można uznać, że wnioskowanie o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego jest „sprawą mniejszej wagi”.

Możliwość wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego

Osobie uprawnionej do otrzymania odpisu, a więc wymienionej przez omówiony już art. 45 pr.a.s.c., USC może umożliwić nieodpłatnie wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie ustawy pr.a.s.c. tj. przed dniem 1 marca 2015 r. (art. 130 ust. 5 pr.a.s.c.). Oczywiście może ona wykonać fotokopię tylko tego aktu, którego odpis może otrzymać z USC. W szczególności można zwrócić się o umożliwienie wykonania fotokopii własnego aktu urodzenia oraz aktu małżeństwa. Fotokopia taka nie ma mocy dokumentu urzędowego.

USC może odmówić prawa do wykonania takiej fotokopii, jeżeli jej wykonanie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego (art. 130 ust. 5 pr.a.s.c.). Przy czym nie będzie wystarczający argument, że księga stanu cywilnego jest stara bowiem została sporządzona kilkadziesiąt lat temu i wykonanie z niej fotokopii zagraża jej trwałości. USC winien w uzasadnieniu decyzji odmownej wskazać, na czym polega ten zły stan księgi. Ocena stanu księgi musi być dokonywana indywidualnie w każdym przypadku.

Przepis art. 130 pr.a.s.c. nie nakazuje natomiast aby to USC wykonał fotokopię takiego aktu. Może to zrobić, ale nie jest do tego zobowiązany.

Ponieważ w art. 130 ust. 5 pr.a.s.c. jest mowa o „osobie uprawnionej do otrzymania odpisu” dotyczy on wyłącznie aktów stanu cywilnego sporządzonych w czasie okresu przechowywania określonego w 28 pr.a.s.c. Po upływie bowiem tego okresu odpisy aktów stanu cywilnego nie są wydawane (art. 130 ust. 3 pr.a.s.c.). Do robienia fotokopii takich aktów jest więc uprawniony każdy[22].

Możliwość przeglądania skorowidzów alfabetycznych aktów stanu cywilnego

Osobie uprawnionej do otrzymania odpisu aktu zgonu USC może umożliwić przeglądanie skorowidzów alfabetycznych aktów zgonu. Inna osoba nie jest do tego uprawniona.

Nie ma przy tym znaczenia, że zawiera on wyłącznie imiona i nazwiska osób zmarłych, których prawo do ochrony danych osobowych wynikające z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.[23] o ochronie danych osobowych wygasa z chwilą śmierci. Ustawa pr.a.s.c. jako przepis szczególny ma pierwszeństwo w stosowaniu przed przepisem ogólnym jakim jest ustawa o ochronie danych osobowych[24].

Ustawa nie zezwala natomiast na przeglądanie przez osobę uprawnioną do otrzymania odpisu aktu urodzenia lub aktu małżeństwa skorowidzów tych aktów. Dotyczy to także sytuacji, gdy osoby, których akt dotyczy już nie żyją.

Załatwianie wniosków przez USC

Terminy załatwiania wniosków o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego

USC obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki (art. 35 § 1 KPA).

Jednakże załatwienie sprawy, wymagającej postępowania wyjaśniającego, a za takie najczęściej uznawane są przez USC sprawy o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego, powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia w USC wniosku o wydanie odpisu (art. 35 § 3 KPA).

O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w tym terminie USC jest obowiązany zawiadomić wnioskodawcę, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia wniosku (art. 36 § 1 KPA).

Sposób załatwiania wniosków o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego USC wydaje taki odpis bez poprzedzania go decyzją administracyjną[25].

Natomiast odmowa wydania odpisu aktu stanu cywilnego następuje w formie decyzji administracyjnej[26] w uzasadnieniu, której musi być przedstawiona pełna argumentacja przemawiającą za odmową[27] [1] szerzej na temat okresów przechowywania była mowa w artykule „Udostępnianie przez USC aktów stanu cywilnego po upływie okresu przechowywania” opublikowanym w More Maiorum Nr 4/2015
[2] ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. poz. 1741 i 1888)
[3] na temat treści odpisów zupełnych oraz odpisów skróconych była mowa w artykule „Prawo o aktach stanu cywilnego, dokumenty, adnotacje, odpisy” opublikowanym w More Maiorum Nr 3/2015
[4] por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 8 listopada 2012 r., I OSK 1554/12, Legalis
[5] por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 23 kwietnia 1996 r., SA/Po 1555/95, LexDelta
[6] Dz.U. z 2015, poz. 194
[7] postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 27 stycznia 2006 r., III CK 369/05, Orzecznictwo Sądu Najwyższego Izba Cywilna z 2006, Nr 11, poz. 187
[8] tekst jednolity Dz.U. Nr 43, poz. 224
[9] Urzędowy Rejestr Gmin, w których jest używany język pomocniczy, http://bit.ly/1dRYoDO[10] tekst jednolity Dz.U. z 2015 r. poz. 573
[11] tekst jednolity Dz. U. z 2014 r. poz. 1114
[12] postanowienie SN z dnia 17 czerwca 2009 r., IV CSK 78/09, LexDelta
[13] tekst jednolity Dz.U. z 2013 r., poz. 262
[14] prezentata jest to adnotacja, najczęściej w postaci pieczęci, umieszczana na kopii wniosku lub na dokumencie potwierdzającym odbiór pisma np. przez sądy, gminy zawierająca oznaczenie organu, do którego pismo wpłynęło, datę (a czasem także godzinę oraz minutę) wpływu pisma, liczbę załączników, oraz podpis osoby przyjmującej pismo
[15] Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 14 maja 1999 r., I SA 1381/98, LexDelta
[16] uchwała składu 7 sędziów SN (zasada prawna) z dnia 25 kwietnia 2003 r., III CZP 8/03, Orzecznictwo Sądu Najwyższego Izba Cywilna z 2004, Nr 1, poz. 1
[17] na temat wstępnych, zstępnych, krewnych i powinowatych można przeczytać w artykule „A kim jest dla mnie moja żona?” opublikowanym w More Maiorum Nr 4/2015
[18] Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia  14 stycznia 2008  r., III SA/Kr 945/07, LexDelta
[19] por. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 11 października 2007 r., III SAB/Wr 12/07, LexDelta
[20] konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961r., Dz.U. z 2005 Nr 112, poz. 938; do państw tych min. należą: Austria, Francja, Kanada, Niemcy, Włochy, Stany Zjednoczone Ameryki, Wielka Brytania (pełny wykaz tych państw: http://bit.ly/1RdJqHE
[21] klauzula w formie pieczęci umieszczanej na legalizowanym dokumencie o treści określonej przez ww. konwencję
[22] na ten temat można przeczytać w artykule „Udostępnianie przez USC aktów stanu cywilnego po upływie okresu przechowywania” opublikowanym w More Maiorum nr 4/2015
[23] tekst jednolity Dz.U. z 2014 r., poz. 1182
[24] z łac. lex specialis derogat lex generalis
[25] art. 2 ust. 5 oraz art. 44 ust. 1 pr.a.s.c.; por. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 11 października 2007 r., III SAB/Wr 12/07, LexDelta
[26] art. 104 KPA w związku z art. 12 ust. 1 pr.a.s.c.; por. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 11 października 2007 r., III SAB/Wr 12/07, LexDelta
[27] por. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 11 października 2007 r., III SAB/Wr 12/07, LexDelta