Każdy genealog, który zaczął albo dopiero zaczyna swoją przygodę z genealogią, wcześniej czy później, na jakimś etapie swoich badań, zetknie się z instytucją archiwum. Osoby, które do tej pory nie miały okazji czy możliwości korzystania z zasobu archiwów państwowych, z pewnością mogą spotkać się z pewnymi trudnościami terminologicznymi. W dostępnych poradnikach dla genealogów niestety brakuje szerszego opisu, chociażby fachowego słownictwa, z jakim zetknie się genealog podczas swojej pierwszej wizyty w czytelni archiwalnej.
Archiwista nie będzie wymagał od użytkownika ani fachowej wiedzy, ani też znajomości zasobu archiwalnego, ale z pewnością zapyta z jakiego zespołu akt zachce skorzystać. Chodzi tutaj o materiały archiwalne, akta, wytworzone przez konkretny urząd, instytucję, czy organizację, a w archiwum przechowywane pod konkretnym, unikalnym numerem oraz nazwą. Jeżeli tego nie wiemy, to pierwszą pomocą archiwalną, jaką dostaniemy do ręki, będzie przewodnik po zasobie archiwalnym lub dostępny, także przez Internet, spis wszystkich zespołów, jakie przechowywane są w danym archiwum.
Przewodnik po zasobie
Przewodnik taki, oprócz dziejów samego archiwum, zawiera zwięzłe opisy poszczególnych zespołów akt – charakterystykę zawartości. Niezbędnym wydaje się zapoznanie z publikacją, tym bardziej, że zazwyczaj zaopatrzona jest w różnego rodzaju indeksy, skorowidze, m.in. geograficzny, przedmiotowy czy osobowy, ułatwiające dotarcie do interesujących nas materiałów archiwalnych.
Spis zespołów
Jest to po prostu uszeregowany według numerów wykaz wszystkich zespołów, przechowywanych w danym archiwum, zawierający obok numeru zespołu jego pełną nazwę oraz daty skrajne, czyli lata z jakich zachowały się akta w nim zawarte. Dzięki tej pomocy archiwalnej w prosty sposób ustalimy nazwę zespołu i przyporządkowany mu numer. Nazwa zespołu najczęściej przybiera nazwę twórcy zespołu (aktotwórcy), czyli nazwę urzędu, instytucji, organizacji, a także osoby, która ma istotne znaczenie w życiu społecznym, kulturalnym. Niekiedy nazwa tworzona jest na podstawie zawartości akt, np. zbiór, kolekcja, spuścizna.
Dla przykładu: poszukujemy ksiąg stanu cywilnego parafii rzymskokatolickiej w Wąwolnicy i Zamościu z lat 1840-1856 – zespół, z którego będziemy korzystać to 1950/0 Akta stanu cywilnego Parafii Rzymskokatolickiej w Wąwolnicy oraz 1964/0 Akta stanu cywilnego Parafii Rzymskokatolickiej w Zamościu, przechowywane w Archiwum Państwowym w Lublinie. Oczywiście dyżurny archiwista w łatwy sposób ustali interesujący nas zespół, jeżeli jednoznacznie będziemy potrafili sprecyzować w jakiej miejscowości poszukiwana osoba się urodziła, czy zmarła. Podanie samego nazwiska, czy informacji „gdzieś koło Zamościa” niestety nie wystarczy. Jeżeli znamy nazwę miejscowości, nazwę gminy, to na podstawie dostępnych w czytelni spisów miejscowości, szybko ustalimy przynależność do danej parafii. Trzeba brać pod uwagę także to, że na przestrzeni lat podział administracyjny naszego kraju zmieniał się, podobnie było z administracją kościelną i przynależność danych miejscowości do parafii, która nie zawsze była taka, jak współcześnie.
W momencie, w którym zostanie ustalony zespół, do ręki dostaniemy inwentarz zespołu. Zostaniemy poproszeni o wybranie jednostek archiwalnych, wypełnienie rewersów z podaniem numeru i nazwy zespołu, które właśnie poznaliśmy oraz wybranych sygnatur. Inwentarz to również pomoc archiwalna, dzięki której mamy możliwość zapoznania się z pełną zawartością zespołu i dotarcia do materiałów, które będą przydatne do naszych badań. Inwentarze mogą mieć różne formy.
Inwentarz kartkowy
Sporządzany jest na luźnych kartach inwentarzowych, gdzie jedna karta odpowiada jednej jednostce archiwalnej (księdze, teczce). Na karcie w odpowiednich polach zamieszczone są wszystkie istotne informacje jak tytuł jednostki, daty skrajne, sygnatura i opis stanu fizycznego.
Inwentarz książkowy
Zazwyczaj opatrzony jest wstępem, w którym znajdziemy informacje na temat dziejów aktotwórcy (tzw. rys historyczny) i samego zespołu, metodzie opracowania oraz układzie akt. Zawiera on przede wszystkim szczegółowy wykaz jednostek archiwalnych ułożonych chronologicznie, podaje pełny tytuł poszczególnych teczek oraz daty skrajne. Ponadto zawiera w sobie takie informacje, jak opis fizyczny jednostki archiwalnej (np. księga, poszyt, akta luźne), stan zachowania (np. stan dobry, do konserwacji, po konserwacji), a niekiedy również wymiary i liczbę stron oraz dodatkowe informacje jak np. numer mikrofilmu lub informacja o kopii cyfrowej (jednostka zdigitalizowana). Inwentarz książkowy najczęściej ma formę oprawionego rękopisu, maszynopisu lub jest wydany drukiem. Obecnie coraz częściej inwentarz przyjmuje wersję elektroniczną, udostępnianą online za pośrednictwem internetowych baz danych, jak np. SEZAM czy ZoSIA.
Sygnatura
To nic innego jak kolejny numer w inwentarzu, przyporządkowany do danej jednostki archiwalnej (księgi, teczki). Numer ten jednoznacznie pozwala określić miejsce danej teczki w zespole i… na półce w magazynie. Sygnatura, obok numeru i nazwy zespołu, jest niezbędna do złożenia rewersu, gdyż tylko na podstawie tych danych można zrealizować zamówienie i przynieść z archiwalnego magazynu interesujące nas akta.
Kiedy ustalimy niezbędne informacje, takie jak numer, nazwa zespołu, sygnatura jednostki, pozostaje nam jedynie wypełnić formularz zgłoszeniowy (jednorazowo przy pierwszej wizycie w archiwum) oraz rewersy na poszczególne materiały archiwalne. Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego to formularz, w którym podajemy swoje dane: imię i nazwisko, adres, numer dokumentu tożsamości, numer telefonu, adres e-mail oraz określamy charakter naszych poszukiwań (np. naukowy, genealogiczny, własnościowy, publicystyczny, inny). Dane te służą do rejestracji użytkownika, ewentualnej korespondencji i statystyk.
W załączniku do Zgłoszenia deklarujemy zespoły, z których zechcemy skorzystać podczas badań. Oczywiste jest, że na początku nie jesteśmy w stanie przewidzieć do jakich zespołów sięgniemy w momencie, gdy poszukiwania genealogiczne się rozwiną, dlatego na początek możemy wpisać tylko te zespoły, z których będziemy korzystać podczas najbliższych wizyt w archiwum, a w razie potrzeby zgłoszenie poszerzać o kolejne zespoły w trakcie dalszych badań.
Rewersy
To formularze służące do zamawiania akt z magazynu. Wypełnia się je każdorazowo, odrębnie dla poszczególnych sygnatur. Rewersy mają różną formę w różnych archiwach, ale podaje się na nich te same, niezbędne dane, jak wspomniane już wcześniej: numer i nazwę zespołu, sygnaturę jednostki, numer mikrofilmu, swoje imię i nazwisko, numer identyfikatora (to numer, jaki otrzymuje użytkownik przy rejestracji) oraz datę zamówienia.
Kiedy pierwsze kroki mamy już za sobą, pozostaje nam cierpliwie poczekać na udostępnienie archiwaliów. Z pewnością już przy następnej wizycie będzie łatwiej, a utrwalenie podstawowego słownictwa nie zabierze nam dużo czasu.
Warto dodać, że z zasobu archiwalnego skorzystać może każdy, ale wymaga to czasu i wiąże się z tym, że badacz-genealog poszukiwania będzie prowadził samodzielnie. Z pewnością każdy miłośnik genealogii znajdzie u siebie nutkę cierpliwości.
Autorka: Zofia M. Jakóbczak. Pierwotne miejsce publikacji: More Maiorum, nr 4(27)/2015.
