Podczas poszukiwań genealogicznych znacznie ważniejszym od współczesnego odpisu jest kopia oryginalnego dokumentu. W jaki sposób można uzyskać fotokopię?
W przypadku aktów narodzin młodszych niż 100 lat i aktów ślubów i zgonów młodszych niż 80 lat możliwość wykonania fotokopii mają tylko osoby uprawione do uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego, m.in. wstępni (potomkowie), zstępni (przodkowie), rodzeństwo i małżonek osoby.
Art. 130 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, par. 5:
osobie uprawnionej do otrzymania odpisu można umożliwić nieodpłatnie wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego.
Co w przypadku aktów starszych niż 100 lat?
Księgi metrykalne po upływie okresu przechowywania udostępniane są na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym. Każda zainteresowana osoba ma możliwość wykonania fotokopii np. aktu urodzenia z roku 1890 lub też aktu ślubu z 1930 roku. Kłopot natomiast stanowi sytuacja, gdy księga nadal pozostaje w Urzędzie Stanu Cywilnego i jej część nadal jest chroniona. Teoretycznie urzędnik nie może nam odmówić wykonania fotokopii jakiegokolwiek aktu urodzenia starszego niż 100 lat oraz aktu ślubu i zgonu starszego niż 80 lat. Nie ma potrzeby udowadniania pokrewieństwa.
22 stycznia 2019 roku w takiej sprawie zapadł korzystny dla genealogów wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Czy urzędnik jest zobowiązany wykonać fotokopię?
Nie. Prawo o aktach stanu cywilnego dokładnie definiuje, że urzędnik ma umożliwić wykonanie fotokopii. Urzędnik może wykonać skan lub ksero aktu, lecz jest to jego dobra wola i ukłon w stronę interesanta.
Dlaczego warto zrobić fotokopię oryginalnego aktu, zamiast pobrać odpis?
Przede wszystkim ze względu na liczne dopiski, które możemy znaleźć w akcie, a które nie zostaną umieszczone w odpisie. Na przykład w granicach dawnego zaboru austriackiego w akcie urodzenia podani są także dziadkowie (a czasami nawet pradziadkowie!) dziecka. Te dane nie zostały przewidziane w formularzu odpisu aktu stanu cywilnego. Dodatkowe informacje znajdujące się w metryce, a nie zamieszczone w akcie, to np. osoby zgłaszające narodziny, chrzestni, imię i nazwisko księdza/urzędnika, zawód i status społeczny ojca i świadków.
Pierwotne miejsce publikacji: More Maiorum nr 4 (91)/2021.
