Jak uzyskać odpis aktu stanu cywilnego?

Na początku poszukiwań genealogicznych najczęściej spotykamy się z sytuacją, gdy interesujące nas księgi metrykalne znajdują się w Urzędzie Stanu Cywilnego. Jak uzyskać odpis z USC? Czym jest odpis skrócony, a czym odpis zupełny?

W Urzędach Stanu Cywilnego znajdują się księgi metrykalne urodzeń młodsze niż 100 lat oraz księgi metrykalne ślubów i zgonów młodsze niż 80 lat. Okres ten liczy się od daty zamknięcia (tj. spisania ostatniego aktu) w danej księdze (woluminie). Tym samym jeśli księga zawiera urodzenia i śluby do roku 1930 (np. lata 1910-1930) zostanie przekazana do Archiwum Państwowego najwcześniej w 2031 roku (po 100 latach), a nie w 2011 roku (po 80 latach).

Odpisy wydaje się dla aktów urodzeń młodszych niż 100 lat i aktów ślubów oraz zgonów młodszych niż 80.

Więcej o okresie przechowywania ksiąg stanu cywilnego w USC znajdziesz tutaj.

Poniżej przedstawiamy kroki, które pozwolą ci bezproblemowo uzyskać odpis aktu stanu cywilnego.

1. Ustal gminę

W pierwszym kroku należy ustalić gminę, w której znajduje się Urząd Stanu Cywilnego. Jeśli Twój przodek zmarł w Brzezince (ob. część Mysłowic), akt będzie znajdować się w Urzędzie Stanu Cywilnego w Mysłowicach. Pamiętaj jednak o zmieniających się granicach gmin. Na przykład księgi metrykalne z dawnej wieś Mileszki (ob. część Łodzi) w zależności od okresu, który Cię interesuje, znajdują się w trzech różnych Urzędach Stanu Cywilnego.

Jeśli nie jesteś pewien, gdzie będą znajdować się interesujące Cię akty, zadzwoń do Urzędu Stanu Cywilnego gminy, w której obecnie znajduje się miejscowość. Urzędnik będzie miał wiedzę w tym temacie.

Ważna uwaga dotyczy dawnego zaboru rosyjskiego i czasów sprzed 1945 roku. Wówczas rejestracją aktów urodzeń, ślubów i zgonów zajmowały się kościoły. Zdarza się więc, że miejscowość należy obecnie do gminy X, ale parafia, do której należał kościół do gminy Y. Na przykład miejscowość Trzebienie należy do gminy Lisków, ale parafia, w której rejestrowano urodziny, śluby i zgonów w Chlewie leży w gminie Goszczanów. W takim wypadku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego należy zwrócić się do Urzędu Stanu Cywilnego w Goszczanowie.

2. Sprawdź, czy w USC znajdują się księgi

Przed złożeniem wniosku zadzwoń do Urzędu Stanu Cywilnego i sprawdź, czy księgi na pewno znajdują się w Urzędzie. Czasami zdarza się, że w księgach są duże luki i fizycznie nie zachowały się. Wiele ksiąg było także odtwarzanych po II wojnie światowej lub przepisywanych z ksiąg parafialnych (np. na terenie dawnej Galicji).

3. Sprawdź, czy jesteś upoważniony do uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego

Odpis aktu stanu cywilnego może uzyskać osoba, której akt dotyczy, a także:

1. jej małżonek,
2. zstępni, wstępni, rodzeństwo,
3. przedstawiciel ustawowy (na przykład rodzic) lub opiekun,
4. osoba, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu (czyli uzasadni interes, który wynika z przepisów prawa, i przedstawi odpowiednie dokumenty – na przykład zobowiązanie sądu),
5. sąd,
6. prokurator,
7. organizacja społeczna, jeśli uzasadni to swoimi celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny,
8. instytucja administracji publicznej (na przykład urząd gminy), jeżeli jest to konieczne do realizacji jej ustawowych zadań.

Zstępni, to potomkowie danej osoby: dzieci, wnuki, prawnuki.

Wstępni, to członkowie rodziny, od których wywodzi się dana osoba: rodzice, dziadkowie, pradziadkowie.

4. Złóż wniosek do USC

Wniosek możesz złożyć na co najmniej trzy sposoby:

1. Posiadając profil zaufany przez platformę ePUAP. W momencie składania wniosku wpłacasz opłatę za wydanie odpisy aktu stanu cywilnego: odpis zupełny kosztuje 33 zł, odpis skrócony – 22 zł. Obecnie istnieje kłopot z uzyskaniem aktów zgonów/ślubów osób urodzonych przed 1900 rokiem. W systemie nie ma możliwości wprowadzenia daty starszej niż 1 stycznia 1900 roku. Kłopotem jest też fakt, że trzeba podać w formularzu bardzo dokładne daty.
2. Poprzez wizytę w Urzędzie – wówczas wypełniasz wniosek na miejscu w Urzędzie.
3. Listownie – składasz wniosek, w którym podajesz wszystkie informacje, jakie znasz o danej osobie. Jeśli szukasz np. aktu ślubu babci, ale nie znasz dokładnej daty, a babcia miała już numer PESEL, podaj jej datę zgonu. W ten sposób urzędnik będzie mógł łatwo sprawdzić interesujące Cię dane.
4. W jakim urzędzie mogę złożyć wniosek?

Wniosek możesz złożyć w dowolnym Urzędzie Stanu Cywilnego. Miejsce spisania oryginalnego aktu nie ma znaczenia. Jednak jeśli nie jesteś pewien, czy dany akt faktycznie znajduje się w danym USC, najlepiej skontaktuj się z konkretnym Urzędem.

6. Czekaj na odpowiedź

Jeśli składasz wniosek przez ePUAP w urzędzie, w którym znajduje się akt, to czas oczekiwania na odpis wynosi do 7 dni roboczych. W przypadku, gdy składasz wniosek w urzędzie innym niż ten, w którym zarejestrowano wydarzenia, czas oczekiwania na odpis wynosi 10 dni roboczych

Odpis zupełny czy skrócony?

Rodzaj odpisu zależy tak naprawdę od tego, do czego potrzebujesz dokument. W przypadku aktów narodzin spisanych po 1 stycznia 1946 roku warto pobrać odpis zupełny. Znajdziesz w nim daty i miejsca narodzin rodziców dziecka. W aktach narodzin spisanych przed 1 stycznia 1946 roku w akcie, w zależności od zaboru, będzie wpisany wiek albo nie będzie żadnej informacji o wieku/dacie narodzin rodziców.

Zupełny odpis aktu zgonu dodatkowo zawiera imię i nazwisko osoby zgłaszającej zgon. Czasami może to stanowić wskazówkę

W odpisach zupełnych znajdują się też wszelkie dodatkowe dopiski znajdujące się w oryginalnym akcie (np. o zmianie nazwiska, uznaniu ojcostwa, adopcji).